KI-Projekt ausschreiben: so beschreiben Sie Ihr Vorhaben, dass Expert:innen es bewerten können
Eine gute KI-Ausschreibung beschreibt das Geschäftsproblem, nicht die Technologie. Wer Ziel, Prozess, Daten, Rahmenbedingungen und Erfolgskriterien klar festhält, bekommt vergleichbare Angebote und realistische Aufwandsschätzungen. Dieser Leitfaden führt in acht Schritten zur fertigen Projektbeschreibung – mit Vorlage zum Kopieren.
Was in eine KI-Ausschreibung gehört
Arbeiten Sie die Punkte der Reihe nach ab. Je konkreter jeder Punkt, desto besser die Angebote.
1. Geschäftsziel vor Technologie
Welches Problem soll gelöst werden und was ändert sich, wenn es gelöst ist? Schreiben Sie „Eingangsrechnungen in unter 1 Minute erfassen“, nicht „wir wollen ein LLM“.
2. Nutzer:innen & heutiger Ablauf
Wer arbeitet heute wie mit dem Prozess, wie oft kommt er vor und wo hakt es?
3. Daten & Zugänge
Welche Daten oder Dokumente gibt es, in welchem Format, wie viele, und wer darf sie freigeben?
4. Sicherheit, DSGVO & Integration
Personenbezogene Daten? Hosting-Vorgaben (EU, Deutschland, On-Prem)? Welche Systeme müssen angebunden werden?
5. Erfolgskriterien
Woran messen Sie den Erfolg – mit heutigem Ausgangswert und Zielwert, etwa Minuten pro Vorgang oder Fehlerquote?
6. Muss vs. Kann
Trennen Sie zwingende Anforderungen von Wünschen. Das macht Angebote vergleichbar und senkt Kosten.
7. Budget & Zeitrahmen
Ein grober Budgetrahmen und ein Wunschtermin helfen Expert:innen, den passenden Umfang vorzuschlagen.
8. Ansprechperson & Ablauf
Wer entscheidet, bis wann sollen Angebote vorliegen, und wie geht es nach der Auswahl weiter?
Realistische Budget- und Zeitangaben
Sie müssen kein exaktes Budget nennen, aber ein Rahmen verhindert unpassende Angebote. Als Orientierung dienen die marktüblichen Werte, die wir auf der Seite „Was kostet KI-Beratung?“ zusammengestellt haben: Tagessätze für KI-Expert:innen von etwa 800 bis 1.800 €, ein abgegrenzter Proof of Concept häufig ab 5.000 – 20.000 €, Integrationen in bestehende Systeme typischerweise deutlich darüber.
Planen Sie für einen ersten Pilot einige Wochen ein und legen Sie fest, wann ein Zwischenergebnis mit echten Daten vorliegen soll. Ein klarer Meilenstein ist wertvoller als ein früher Endtermin.
Häufige Fehler in KI-Ausschreibungen
- Eine Technologie vorschreiben („mit ChatGPT“), statt das Problem zu beschreiben.
- Keine Angaben zu Daten – Expert:innen können den Aufwand dann nur raten.
- Datenschutz und Hosting erst nach der Auswahl klären.
- Kein messbares Erfolgskriterium, dadurch ist keine Abnahme möglich.
- Alles als Muss-Anforderung formulieren – das treibt Preis und Dauer.
- Kein Budgetrahmen, sodass Angebote um ein Vielfaches auseinanderliegen.
Vorlage: Projektbeschreibung für Ihre KI-Ausschreibung
Kopieren Sie die Vorlage, füllen Sie die Punkte aus und nutzen Sie den Text direkt für Ihre Ausschreibung auf Die KI Plattform.
KI-PROJEKT – PROJEKTBESCHREIBUNG 1. Geschäftsziel Welches Problem soll gelöst werden? Was ändert sich, wenn es gelöst ist? 2. Heutiger Ablauf & Nutzer:innen Wer arbeitet heute damit? Wie oft? Wo entstehen Aufwand oder Fehler? 3. Daten & Zugänge Welche Daten/Dokumente gibt es (Art, Format, Menge)? Wer gibt den Zugang frei? 4. Sicherheit, DSGVO & Integration Personenbezogene Daten: ja / nein Hosting-Vorgabe: EU / Deutschland / On-Prem / keine Anzubindende Systeme: (z. B. ERP, CRM, E-Mail, DMS) 5. Erfolgskriterien Heutiger Wert: Zielwert: Messung durch: 6. Anforderungen Muss: Kann: 7. Budget & Zeitrahmen Budgetrahmen: Wunschtermin Pilot: 8. Ansprechperson & Ablauf Entscheidung durch: Angebote bis: Bevorzugtes Modell: Freelancer / Agentur / offen
KI-Projekt ausschreiben – häufige Fragen
Was ist eine KI-Ausschreibung? +
Eine KI-Ausschreibung ist eine strukturierte Beschreibung eines geplanten KI-Projekts, auf deren Grundlage Expert:innen oder Agenturen Angebote abgeben können. Sie beschreibt Ziel, heutigen Ablauf, Daten, Rahmenbedingungen, Erfolgskriterien, Budget und Zeitplan.
Wie schreibe ich ein KI-Projekt aus? +
Beschreiben Sie zuerst das Geschäftsziel, dann den heutigen Ablauf, die verfügbaren Daten, Anforderungen an Datenschutz, Hosting und Integration, messbare Erfolgskriterien, Muss- und Kann-Anforderungen sowie Budget und Zeitrahmen. Die Vorlage auf dieser Seite enthält alle Punkte.
Wo kann ich ein KI-Projekt ausschreiben? +
Auf Die KI Plattform schreiben Sie Ihr KI-Projekt kostenlos aus. Geprüfte KI-Expert:innen und KI-Agenturen aus dem DACH-Raum sehen Ihre Projektbeschreibung und melden sich mit passenden Angeboten – ohne Vermittlungsprovision.
Muss ich ein konkretes Budget angeben? +
Nein, aber ein grober Rahmen verhindert Angebote, die um ein Vielfaches auseinanderliegen. Orientierung geben die marktüblichen Tagessätze von etwa 800 bis 1.800 € und typische Projektkosten auf der Seite „Was kostet KI-Beratung?“.
Gilt das auch für öffentliche Auftraggeber? +
Dieser Leitfaden richtet sich an private Unternehmen. Öffentliche Auftraggeber müssen zusätzlich das Vergaberecht beachten; die inhaltlichen Punkte einer guten Projektbeschreibung helfen aber auch dort.
Was passiert nach der Ausschreibung? +
Sie vergleichen die eingehenden Profile und Angebote, führen Gespräche mit den passendsten Expert:innen und vereinbaren Umfang, Zeitplan und Preis direkt mit ihnen. Hilfreiche Auswahlkriterien finden Sie auf der Seite „KI-Berater finden“.
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